【この記事の結論】
・扶養控除等申告書への番号記載は法令上の義務であり、罰則はありませんが会社への提出が必要です。
・マイナンバーカードがない場合は、通知カードや個人番号入りの住民票と身元確認書類で代用できます。
・扶養控除申告や社会保険の手続きを行う際は、扶養対象となる配偶者や親族の番号提出が必要です。
・画像やコピーで提出する際は、番号や氏名が鮮明に読み取れる表裏のデータを用意して送信します。
・会社は税金や社会保険の手続きのみに利用するため、事前に利用目的と安全な提出経路を確認します。
入社手続きや年末調整で、会社からマイナンバーの提出を求められることがあります。「提出は義務なのか」「カードがない場合は何を用意すればよいのか」と、期限を前に準備する書類に迷っている方は多いのではないでしょうか。
また、カードのコピーや家族分の番号まで求められると、どこまで提出すべきか不安を感じることもあるでしょう。会社は税金や社会保険などの手続きに番号を使いますが、必要な確認書類は提出方法や会社での確認状況によって異なります。
本記事では、会社へのマイナンバー提出が必要な理由や提出しない場合の扱いから、カードがない場合の必要書類、コピー・写真での提出方法、家族分が必要になるケースまで、公的機関の情報をもとに解説します。
目次
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1.会社へのマイナンバー提出は義務か
この章では、マイナンバーの記載義務と未提出に対する罰則を分けて整理し、会社から提出を求められる対象と、応じない場合の扱いを解説します。
従業員に直接的な罰則はない
会社にマイナンバーを提出しないこと自体に、従業員を直接罰する規定はありません。ただし、扶養控除等申告書などへの番号記載は法令上の義務であり、罰則がないことを理由に、提出を一律に不要と判断するのは適切ではありません。
国税庁も、扶養控除等申告書の番号未記載には罰則がない一方、記載義務はあるとしています。情報の管理に不安がある場合は、利用目的や提出方法を担当者に確認し、必要な手続きを進めましょう。
雇用形態にかかわらず対象
マイナンバーの提出が必要かどうかは、正社員やアルバイトといった雇用形態ではなく、番号を使う税金・社会保険の手続きがあるかで決まります。学生アルバイトや扶養内のパート、短期勤務でも、給与に関する書類の作成のために提出を求められます。
社会保険に加入していない場合も、税金の手続きまで不要になるわけではありません。また、役員への給与や個人事業主への原稿料・講演料なども、源泉徴収票や支払調書の作成に伴って番号が必要になる場合があります。
提出しない場合は再び提出を求められる
一度提出を断っても、会社には必要な書類へ番号を記載する義務があるため、改めて提供を求められます。国税庁は、会社に対して記載義務を説明したうえで提供を求め、それでも受け取れなければ、その経過を記録する対応を求めています。
この経過の記録・保存自体は法令上の義務ではありませんが、会社が収集を怠ったわけではないことを確認するための対応です。提出できない事情がある場合は、担当者へ理由を伝え、書類の準備方法や今後の対応を相談しましょう。
2.会社にマイナンバーを提出する理由
この章では、提出したマイナンバーが税金や保険のどの手続きに使われるのかを整理し、会社が番号を必要とする理由と、手続きごとの違いを解説します。
税金の手続きに使用する
会社は、税務署に提出する源泉徴収票や市区町村に提出する給与支払報告書などを作成するため、従業員のマイナンバーを確認します。従業員が会社へ提出する扶養控除等申告書にも、原則として本人や対象家族の番号が必要です。
一方、従業員に交付する源泉徴収票にはマイナンバーを記載しません。また、税務署への源泉徴収票の提出範囲や方法には条件があるため、従業員への交付用と行政機関への提出用では、番号の扱いが異なることを押さえておきましょう。
社会保険の手続きに使用する
健康保険や厚生年金保険では、入社時の資格取得届などにマイナンバーを使用します。日本年金機構への届出では、原則として番号を記入しますが、資格取得届は基礎年金番号で手続きできる場合もあります。
そのため、マイナンバーカードを持っていないことだけで、社会保険に加入できなくなるわけではありません。会社は番号を利用する際に利用目的を示し、本人確認を行うため、提出する書類や番号がすぐに用意できない場合の対応を担当者に確認しましょう。
雇用保険の手続きに使用する
雇用保険では、資格取得・資格喪失の届出や、育児休業給付・介護休業給付などの申請にマイナンバーを使用します。番号の記載がない届出は原則として差し戻しの対象ですが、従業員が提供を拒否した場合などは、ハローワークが事情を確認したうえで受理する扱いです。
また、同じ事業主がすでに番号を届け出ている場合には、一部の手続きで「マイナンバー届出済」と示して記載を省略できます。ただし、転職先が提出する資格取得届では原則として番号の記載が必要なため、前職で提出済みでも、新しい勤務先の依頼に対応しましょう。
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3.提出に使える本人確認書類
この章では、番号の正しさを確かめる書類と、本人であることを確かめる書類の違いを説明し、手元にある書類に応じた準備方法を解説します。
カード1枚で本人確認できる
マイナンバーカードは、番号が正しいかを確かめる「番号確認」と、その番号の持ち主であることを確かめる「身元確認」を1枚で行える書類です。従業員本人のカードには、表面に氏名や住所、顔写真などがあり、裏面にマイナンバーが載っています。
提出前には、券面の有効期限や氏名・住所を確認しましょう。対面で確認する場合は現物の提示が原則であり、カードを持っているからといって、必ずコピーを会社へ提出する必要があるわけではありません。
通知カードには身元確認書類を添える
通知カードは番号確認に使える書類で、原則として運転免許証などの身元確認書類と組み合わせます。2020年5月25日に廃止されましたが、氏名や住所などが住民票の内容と一致していれば、引き続き使用できます。
身元確認書類の主な組み合わせは、次のとおりです。
顔写真付き：
運転免許証やパスポートなど1点顔写真なし：
資格確認書と源泉徴収票など2点以上
使える書類は手続きに応じて会社へ確認してください。転居や結婚によって通知カードの記載と住民票の内容が異なる場合は、番号入りの住民票などを用意しましょう。
カードがない場合は番号記載の住民票を使う
マイナンバーカードも使用できる通知カードもない場合は、番号入りの住民票の写しや住民票記載事項証明書で対応できます。カードの取得は任意のため、会社への提出のためだけに、カードの交付を待つ必要はありません。
市区町村で請求する際は、マイナンバーの記載が必要であることを指定しましょう。住民票は番号確認に使うため、原則として運転免許証などの身元確認書類も必要です。本人分だけを求められている場合は、必要な人の分に絞って取得しましょう。
個人番号通知書は確認に使えない
個人番号通知書は、マイナンバーを知らせるための書類であり、番号を証明する書類や本人確認書類としては使用できません。2020年5月25日以降に出生した人や、国外からの転入などで初めて番号が付いた人に送られるもので、従来の通知カードとは扱いが異なります。
手元に個人番号通知書しかない場合は、番号入りの住民票などを取得して会社へ提出しましょう。個人番号通知書を紛失しても再発行はできないため、書類の名称を確認してから準備を進めてください。
4.コピー・写真で提出する方法
この章では、紙のコピーやスマートフォンで撮影した画像を提出するときの確認点を整理し、会社が指定した方法で必要な情報を届ける手順を解説します。
カードの表裏をコピーする
マイナンバーカードのコピーで番号確認と身元確認の両方を行う場合は、原則として表裏をそろえます。表面の氏名・住所・顔写真などと、裏面の12桁の番号が、欠けずに読み取れる状態でコピーしてください。
番号確認のために提出する際は、裏面のマイナンバーを隠さないよう注意が必要です。ただし、会社が別の方法で必要な確認を済ませられる場合は、提出する書類や面が異なることもあります。郵送では番号が封筒の外から透けないようにし、宛先を確かめて送りましょう。
写真・画像データで提出する
会社が画像での受付に対応していれば、スマートフォンで撮影した写真を提出する方法も使えます。国税の手続きでは、本人確認書類のコピーの代わりに、カードなどの画像データを受け取って確認する方法が認められています。
撮影時はカード全体を写し、番号や氏名、住所、顔写真などに反射やぼけがないか確認してください。送信先は会社の指定に従い、個人の判断で私用のチャットへ送らないようにしましょう。
提出が完了し、再送の必要もなくなった画像は、端末に残さず削除すると安心です。
会社指定のシステムで提出する
会社が専用の提出画面を用意している場合は、案内に従って番号を入力し、必要な画像を登録します。入力後は12桁の番号と添付画像を見直し、受付が完了したことまで確認しましょう。
国税の手続きでは、適切な本人確認を行って発行したIDとパスワードで身元確認をする方法も認められていますが、この場合も番号確認は必要です。
必要な画像や操作はシステムによって異なるため、会社の案内を優先してください。メールから画面を開く場合は、送信元と接続先も確認します。
5.家族分を提出するケース
この章では、家族のマイナンバーが必要になる手続きを整理し、提出する人の範囲と、家族の本人確認を誰が行うのかを解説します。
扶養控除等申告書で必要
扶養控除等申告書では、申告の対象となる配偶者や親族のマイナンバーが必要です。住民税に関する欄には16歳未満の扶養親族も記載するため、「所得税の扶養控除を受けられない年齢だから番号も不要」とは判断できません。
この申告書に記載する家族の本人確認は、原則として従業員自身が行います。ただし、会社が番号の誤りを確かめるため、家族のカードのコピーを求めることは認められています。
また、会社が一定の帳簿を備えている場合などは番号の記載を省略できるため、提出案内を確認しましょう。
社会保険の扶養手続きで必要
健康保険の被扶養者に家族を追加する手続きや、配偶者を国民年金第3号被保険者とする手続きでも、対象者のマイナンバーを使用します。特に第3号被保険者の届出は、税金の扶養申告とは本人確認の方法が異なります。
配偶者本人が直接提出する場合は会社が確認し、従業員が代理で提出する場合は、代理権、従業員の身元、配偶者の番号を確認します。一方、会社から確認事務の委託を受けた従業員が、配偶者の本人確認を行う方法もあるため、会社が指定する書類を準備してください。
扶養対象外は利用目的を確認する
扶養に入っていない家族でも、別の法定手続きで番号を使う場合があるため、扶養の有無だけで提出の必要性は判断できません。たとえば介護休業給付の申請では、同一世帯の介護対象家族の番号を届け出ることで、続柄を確認する書類を省略できる場合があります。
一方、会社が行う手続きに関係しない家族の番号まで提出する必要はなく、会社も理由なく収集・保管できません。家族分を求められたら、対象者と利用目的を確認し、必要な範囲だけ提出しましょう。
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6.提出前に確認すること
この章では、番号を渡す前に確認したい利用目的、提出先、保管方法を整理し、会社からの依頼に不明点がある場合の確認の仕方を解説します。
利用目的と担当部署を確認する
会社がマイナンバーを取得する際は、利用目的を本人に通知・公表し、書面などで直接受け取る場合は原則として事前に明示する必要があります。入社書類や提出画面で、税金や保険のどの手続きに使うのかを確かめましょう。
確認したい内容は、次のとおりです。
どの手続きに使うのか
どの部署・担当者が受け取り、管理するのか
提出書類の返却があるのか
会社が番号を社員の成績管理などに自由に使うことはできません。目的がはっきりしない依頼には、番号を送る前に担当部署へ確認してください。
会社指定の提出経路を確認する
メールでの提出も可能ですが、宛先や送信方法は会社の指定に従う必要があります。国税の手続きで画像送信が認められていても、どのメールや共有場所でも安全に送れるという意味ではありません。
送信前に、担当者のアドレス、添付するファイル、会社が定める保護方法を確認してください。担当に指定されていない上司や同僚への転送、閲覧できる人が不明な共有フォルダーへの保存は避けましょう。
依頼元や提出先に疑問があれば、人事などの担当部署へ直接確認すると確実です。
保管・廃棄ルールを確認する
会社は、番号を使う手続きが続いている間や、関係書類の法定保存期間中は、マイナンバーを保管できます。一方、手続き上の必要がなくなり、保存期間も過ぎた場合は、できるだけ速やかに廃棄・削除する必要があります。
本人確認書類のコピーには一律の保管義務がなく、必要な確認を終えて不要になれば廃棄する扱いです。番号が記載された申告書と、本人確認のためのコピーでは保管の理由が異なるため、不安があれば、それぞれの保存期間や廃棄方法を確認しましょう。
7.会社へのマイナンバー提出に関するよくある質問
この章では、提出期限や番号だけで提出できる条件、退職後の保管期間など、書類の準備や提出後の扱いについて迷いやすい疑問に答えます。
マイナンバーはいつまでに提出する？
会社から案内された締切を確認し、間に合わない場合は早めに担当者へ相談しましょう。番号を集める社内の締切と、会社や従業員が提出する各書類の法定期限は別に考える必要があります。
たとえば、扶養控除等申告書の提出期限は原則として、その年の最初の給与を受け取る日の前日です。また、会社が提出する健康保険・厚生年金保険の資格取得届は事実発生から5日以内、雇用保険の資格取得届は雇用した月の翌月10日までとなっています。
年末調整の時期まで待たず、入社時の案内に沿って準備してください。
番号だけを伝えればよい？
番号だけで手続きが済むかは、会社が法令に沿った番号確認と身元確認を行えるかで決まります。初めて番号を提出する場合は、原則としてカードや番号入りの住民票など、番号を確認できる書類が必要です。
一方、過去に本人確認を済ませて取得した番号の記録を参照できる場合などは、確認書類の再提出を省けることがあります。また、雇用時に適切な本人確認を済ませ、対面で本人と明らかに判断できる場合は、身元確認書類の提示を省略できるため、会社へ確認しましょう。
退職後、会社はマイナンバーをいつまで保管する？
退職後の保管期間は、マイナンバーが記載された書類の種類によって異なります。
退職日から一律に数えるのではなく、それぞれの保存期間と起算点を確認する必要があります。
書類の区分 | 保存期間 | 起算点 |
|---|---|---|
扶養控除等申告書・退職所得の受給に関する申告書など | 7年 | 申告書の提出期限が属する年の翌年1月11日 |
雇用保険の被保険者に関する書類 | 4年 | 書類の完結の日 |
健康保険・厚生年金保険に関する書類 | 2年 | 書類の完結の日 |
これらの期間は、本人確認書類のコピーを一律に保存する期間ではありません。会社は、法定保存期間と手続き上の必要性を確認して、不要になった番号を廃棄・削除します。
実際の廃棄時期が気になる場合は、退職手続きの際に担当部署へ確認してください。
8.まとめ
会社からマイナンバーの提出を求められたら、まず利用目的と提出期限、必要書類を確認しましょう。税金や社会保険などの手続きに使われるため、提出に不安がある場合は、そのままにせず担当者へ相談することが大切です。
マイナンバーカードがなくても、番号入りの住民票と身元確認書類などで対応できます。コピーや写真を送る際は、会社が指定した提出方法と送付先を確かめてください。
また、家族分は扶養の有無だけで判断せず、どの手続きで誰の番号が必要なのかを確認しましょう。不明点を解消してから書類をそろえれば、提出後の確認や出し直しを減らせます。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
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