【この記事の結論】
・タイムシートは労働者が働いた時間を記録する書類で、給与計算や勤怠管理の客観的な根拠になります。
・派遣社員にとっては、派遣先で働いた時間を給与を支払う派遣元へ正しく伝えるための重要な勤務記録です。
・始業や終業は予定ではなく実際に業務を行った時間を書き、残業や深夜労働がある場合は分けて記録します。
・記入ミスに気づいた際は自己判断で上書きせず、勤務先や派遣会社が定める承認ルールに沿って修正します。
・提出忘れや紛失をすると給与計算に影響するため、気づいた時点ですぐに雇用主である派遣元へ連絡します。
勤務時間を記録するタイムシートは、給与計算の土台となる大切な書類です。「書き方が分からない」「記入する項目や提出のタイミングを正しく知りたい」と悩む方は少なくありません。
特に時給で働く派遣社員の場合、記入ミスや提出漏れがそのまま収入の過不足につながるため、正しい書き方を押さえておくことが欠かせません。
そこで本記事では、タイムシートの意味や記入項目、書き方の手順に加えて、派遣ならではの提出・承認フローや保存期間、管理方法、よくある疑問までをまとめて解説します。
目次
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1.タイムシートとは？
この章では、タイムシートの意味や給与計算で使われる理由、タイムカードとの違い、派遣で重要になる理由を解説します。
勤務時間を記録する書類
タイムシートとは、労働者が働いた時間を記録するための書類で、日付ごとに始業時刻、終業時刻、休憩時間などを記入し、1日の労働時間を確認します。手書きの紙だけでなく、エクセルや勤怠管理システムで記録する形式もあります。
法律で決まった様式があるわけではありませんが、労働時間を確認する重要な記録として扱われ、給与計算や勤怠管理の根拠になるため、実際の勤務内容に合わせて正確に記入することが大切です。
給与計算や勤怠管理に使われる理由
タイムシートが給与計算や勤怠管理に使われるのは、働いた時間を正確に確認するためです。時給制の給与は実際に働いた時間をもとに計算され、残業、深夜労働、休日労働がある場合は通常の勤務時間と分けて確認します。
欠勤や遅刻、早退、有給休暇の記録も給与額や休暇管理に関わるため、記録があいまいだと給与の過不足や勤務実績の食い違いが起こりやすくなります。タイムシートは、働いた時間を客観的に残すための基本的な書類です。
タイムカード・勤怠管理表との違い
タイムシート、タイムカード、勤怠管理表は、いずれも勤務時間を記録するための書類ですが、記録の方法や使われ方に違いがあります。
下の表で、それぞれの記録方法と特徴を比較できます。
項目 | 記録方法 | 主な特徴 |
|---|---|---|
タイムシート | 本人が記入 | 勤務区分や備考を書きやすい |
タイムカード | レコーダーで打刻 | 出退勤時刻を自動で記録しやすい |
勤怠管理表 | 表計算やシステムで集計 | 複数人の勤務時間を管理しやすい |
派遣でタイムシートが重要になる理由
派遣社員にとってタイムシートが重要なのは、給与を支払う派遣元と実際に勤務する派遣先が分かれているためです。派遣社員は派遣先で働きますが雇用主は派遣元のため、派遣先で働いた時間を派遣元へ正しく伝えなければなりません。
タイムシートに記入した勤務時間は給与計算や勤務実績の確認に使われ、記入漏れや提出遅れがあると給与計算に影響する場合があります。派遣では、タイムシートが派遣先と派遣元をつなぐ勤務記録になります。
2.タイムシートに記入する項目
この章では、タイムシートに記入する基本項目を、氏名や日付、勤務時間、残業、休暇区分に分けて解説します。
氏名・日付・勤務区分
タイムシートには、まず氏名、日付、勤務区分を記入します。
勤務区分は、その日が出勤、有給休暇、欠勤、休日などのどれに当たるかを示す項目で、ここがあいまいだと給与計算や勤務実績の確認で誤りが起こりやすくなります。
区分の名称はフォーマットによって異なるため、記入前に意味を確認しておくことが大切です。
氏名：勤務した本人を特定する
日付：勤務した年月日を記入する
勤務区分：出勤、有給、欠勤、休日などを記入する
始業時間・終業時間・休憩時間
始業時間、終業時間、休憩時間は、タイムシートの中心となる項目です。始業時間には実際に業務を始めた時刻、終業時間には業務を終えた時刻、休憩時間には実際に取得した時間を記入します。
たとえば9時から18時まで勤務し、休憩を1時間取った場合、実労働時間は8時間です。職場に到着した時刻と業務を始めた時刻は同じとは限らないため、労働時間を正しく計算できるよう実際の勤務内容に合わせて記録します。
残業・深夜労働・休日出勤
残業、深夜労働、休日出勤がある場合は、通常の勤務時間と分けて記録します。法定労働時間である1日8時間・週40時間を超えた勤務は時間外労働に当たり、22時から翌5時までの勤務は深夜労働、法定休日に働いた場合は休日労働として扱われます。
これらは割増賃金の対象になるため、実際に働いた時間を正確に記入することが重要です。
下の表で、勤務区分ごとの割増率の目安を確認できます。
区分 | 割増率 |
|---|---|
時間外労働（月60時間以下） | 25％以上 |
時間外労働（月60時間超） | 50％以上 |
深夜労働（22時〜5時） | 25％以上 |
時間外労働＋深夜労働（月60時間以下） | 50％以上 |
月60時間超の時間外労働＋深夜労働 | 75％以上 |
法定休日労働 | 35％以上 |
法定休日労働＋深夜労働 | 60％以上 |
（参照：https://www.check-roudou.mhlw.go.jp/study/roudousya_jikangai.html）
欠勤・遅刻・早退・有給休暇
欠勤、遅刻、早退、有給休暇がある場合も、タイムシートに記録します。欠勤は勤務予定日に働かなかったこと、遅刻は始業時刻に遅れたこと、早退は終業予定時刻より早く退勤したことを示し、有給休暇を取得した日は「有休」「年休」などの区分で記入します。
有給休暇と欠勤は給与の扱いが異なるため、取り違えないよう注意します。区分の書き方は派遣会社や勤務先によって異なるため、指定された方法に従います。
3.タイムシートの書き方
この章では、通常勤務日、残業がある日、有給休暇や欠勤がある日など、ケース別にタイムシートの書き方を解説します。
通常勤務日の勤務時間を記入する
通常勤務日は、始業時間、終業時間、休憩時間を記入します。
たとえば9時から18時まで勤務し休憩を1時間取った場合は、始業欄に9:00、終業欄に18:00、休憩欄に1:00または60分と記入し、実労働時間は8時間になります。
毎日同じ勤務時間であっても省略せず、実際に働いた時間に合わせて記録するのが基本です。独自に15分単位や30分単位で切り捨てると、賃金未払いにつながるおそれがあります。
残業がある日の勤務時間を記入する
残業をした日は、実際に業務を終えた時刻を終業欄に記入します。定時が18時で19時30分まで働いた場合は終業欄に19:30と書き、残業時間を別に記入する欄があれば超過した時間も書きます。
派遣社員が時間外労働や休日労働をするには、派遣元で36協定が結ばれていることが前提です。残業をした場合は口頭のやり取りだけで済ませず、タイムシートに正しく残すことが大切です。
有給休暇や欠勤の区分を記入する
有給休暇や欠勤の日は、通常勤務日とは異なり、勤務時間ではなく区分を記入する場合があります。有給休暇を取得した日は「有休」「年休」などと記入し、欠勤した日は「欠勤」と記入し、半日有給や時間単位の有給を使った日は勤務した時間と休暇を分けて記録します。
有給休暇は賃金が支払われる休暇ですが、欠勤は無給となるのが一般的なため、給与計算に影響する区分は正確に書き分けます。
記入漏れやミスを修正する
記入漏れや誤りに気づいたときは、自己判断で上書きせず、勤務先や派遣会社のルールに沿って修正します。紙のタイムシートでは、二重線で訂正して正しい内容を書き添える方法が使われ、修正液で消すと記録の内容が分かりにくくなるため避けます。
システムやアプリの場合は修正申請を行い、承認者に確認してもらいます。提出後に誤りに気づいた場合は、早めに派遣元へ連絡します。
4.派遣タイムシートの提出・承認の流れ
この章では、派遣社員が勤務実績を記録してから、派遣元の給与計算に使われるまでの流れを解説します。
ステップ1.派遣社員が勤務実績を記録する
最初に、派遣社員本人がその日の勤務実績をタイムシートに記録します。始業時間、終業時間、休憩時間を記入し、残業や休暇があれば区分も書きます。
勤務した当日に記録すると記憶違いや記入漏れを防ぎやすく、後からまとめて書くと時刻の誤りが起こりやすくなります。派遣元は日々の勤務状況を直接見ているわけではなく、本人の記録が給与計算の出発点になるため、正確な記入が大切です。
ステップ2.派遣先担当者が勤務内容を確認する
記入したタイムシートは、派遣先の担当者が確認します。派遣先は実際の勤務状況を把握しているため、始業時間、終業時間、休憩時間、残業の有無などに誤りがないかをチェックし、紙ではサインや押印、システムでは承認操作で確認する場合があります。
派遣先は派遣先管理台帳にも就業日や勤務時間を記録するため、タイムシートとの整合性が重要で、誤りがある場合はこの段階で修正します。
ステップ3.締め日までにタイムシートを提出する
派遣先の確認を受けたタイムシートは、締め日までに派遣元へ提出します。締め日は月末締めや15日締めなど派遣会社によって異なり、提出方法もシステム入力、メール添付、郵送などさまざまです。
提出が遅れると給与計算に影響する場合があるため、遅れそうなときや忘れたときはできるだけ早く派遣元へ連絡します。締め日と提出方法は、就業開始時に確認しておくと安心です。
ステップ4.派遣元が回収して給与計算に使う
提出されたタイムシートは、派遣元が回収して給与計算に使います。記録された勤務時間をもとに、基本給、残業代、深夜割増、休日割増などが計算され、その内容が支給額を決める重要な資料になります。
提出後に給与額へ疑問がある場合は、自分の控えと給与明細を確認し、相違があれば派遣元へ問い合わせます。勤務実績を正しく残しておくと、こうした確認もスムーズに進みます。
5.タイムシートを書くときの注意点
この章では、給与の未払いや勤務時間のトラブルを防ぐために、タイムシートを書くときの注意点を解説します。
実際の労働時間に合わせて記録する
タイムシートは、予定された勤務時間ではなく、実際に働いた時間に合わせて記録します。定時が18時でも業務の都合で18時30分まで働いた場合は終業欄に18:30と記入し、反対に早く退勤した場合は実際の退勤時刻を書きます。
労働時間とは使用者の指揮命令下にある時間を指すため、実態と違う時刻を書くと給与の未払いや過払い、勤務実績の食い違いにつながることがあります。タイムシートは、事実どおりに記録することが基本です。
出勤時間ではなく始業時間を記入する
始業欄に書くのは、職場に到着した時刻ではなく、実際に業務を始めた時刻です。9時始業の職場に8時40分へ到着しても、自主的に早く来ただけなら始業欄には9:00と記入します。
ただし、始業前に業務指示で清掃、準備、朝礼、着替えなどを行った場合は、その時間が労働時間に当たることがあります。判断に迷うときは、いつから業務上の指示を受けていたかを基準に考え、不明な場合は派遣先や派遣元に確認します。
残業や電車遅延時のルールを確認する
残業や電車遅延など通常と異なる勤務が発生した場合は、事前にルールを確認しておくことが大切です。派遣社員が残業するには派遣元で36協定が結ばれていることが前提で、電車遅延で始業に遅れた場合は実際に業務を始めた時刻を記録するのが基本です。
ただし、遅延証明書の提出で遅刻扱いにしないなど、会社ごとの運用がある場合もあります。自己判断で定時を書かず、派遣元や派遣先の指示に従います。
記入ミスは承認ルールに沿って修正する
記入を間違えたときは、派遣会社や勤務先の承認ルールに沿って修正します。タイムシートは給与計算に使われる書類のため、勝手に書き換えると記録の信頼性が下がります。
紙の場合は二重線で訂正して正しい内容を書き加え、システムの場合は修正申請を出して承認者に確認してもらいます。提出後に誤りへ気づいた場合は放置せず、早めに派遣先担当者や派遣元へ連絡します。
虚偽申告や改ざんをしない
働いていない時間を記入したり、遅刻や欠勤を隠したりする虚偽申告は避けなければなりません。タイムシートは給与計算の根拠になるため、事実と異なる記録は賃金の不正受給につながるおそれがあります。
発覚した場合は、派遣元や派遣先からの信頼を失うだけでなく、過払い分の返還や契約更新にも影響しかねません。少しの誤差なら問題ないと考えず、実際に働いた時間をそのまま記録することが大切です。
6.タイムシートの保存期間と管理ルール
この章では、タイムシートの保存期間や派遣先管理台帳との関係など、管理上のルールを解説します。
タイムシートを保存する期間
タイムシートを含む労働時間の記録は、労働関係の重要な書類として保存が必要です。
労働基準法では、労働者名簿や賃金台帳、労働関係の重要な書類について原則5年間の保存が定められていますが、経過措置として当分の間は3年間の保存でもよい扱いになっています。
タイムカードや出勤簿、労働者が自ら記録した労働時間の報告書なども保存の対象です。給与計算や労働時間の確認に使うため、必要な期間は確認できる状態で管理します。
派遣先管理台帳に記録する内容
派遣社員を受け入れる派遣先は、派遣先管理台帳を作成する必要があります。
台帳には勤務に関する情報や責任者、苦情処理の状況、社会保険・雇用保険の加入状況などを記録し、派遣就業が終了した日から3年間保存します。
主な記載項目は次のとおりです。
派遣労働者の氏名
派遣元事業主の名称
就業した日
始業・終業時刻、休憩時間
業務内容
派遣先責任者、派遣元責任者
苦情処理の状況
社会保険、雇用保険の加入状況
タイムシートと派遣先管理台帳の関係
タイムシートと派遣先管理台帳は別の書類ですが、勤務実績を確認するうえでつながっています。派遣先管理台帳に記載した就業日や始業・終業時刻、休憩時間などを確認する資料として、タイムシートが使われます。
派遣先は管理台帳に記載した事項の一部を派遣元へ通知し、派遣元はその情報やタイムシートをもとに給与計算を行います。両方の内容が食い違わないよう、日々の記録を正確に残すことが重要です。
7.タイムシートの管理方法
この章では、紙、エクセル、勤怠管理システムやアプリによる管理方法の違いを解説します。
紙のタイムシートで管理する場合
紙のタイムシートは、用紙に手書きで勤務時間を記入する方法で、パソコンや専用システムがなくても使えるため導入しやすい点が特徴です。始業時間、終業時間、休憩時間、勤務区分などを記入し、必要に応じてサインや押印で確認します。
一方で、手作業で集計するため計算ミスや記入漏れが起こりやすく、枚数が増えると保管の手間もかかります。紙で管理する場合も、必要な期間は確認できる状態で保存します。
エクセルで管理する場合
エクセルでの管理は、表計算ソフトに勤務時間を入力し、労働時間や残業時間を計算する方法です。関数を使うと手計算の負担を減らせ、氏名、日付、始業時間、終業時間、休憩時間、勤務区分などをテンプレートで自由に設計できる点も利点です。
ただし、数式の崩れや入力ミスがあると集計結果が誤ることがあり、複数人で使う場合は上書きやファイル管理にも注意が必要です。定期的な確認とバックアップを行うと安心です。
勤怠管理システムやアプリで管理する場合
勤怠管理システムやアプリは、出退勤の記録、集計、承認をまとめて行える方法です。パソコンやスマートフォンから打刻でき、労働時間や残業時間を自動計算しやすいため、人数が多い職場や勤務形態が複雑な職場に向いています。
クラウド型であれば在宅勤務や直行直帰でも記録しやすい一方、導入費用や操作に慣れる時間が必要です。派遣では、派遣会社が指定するシステムを使う場合があります。
管理方法ごとの違い
タイムシートの管理方法は、職場の規模や勤務形態によって向き不向きがあります。どの方法でも、実際の労働時間を正確に記録し、必要な期間保存できることが前提です。
下の表で、コストや集計の手間、注意点を比較できます。
管理方法 | コスト | 集計の手間 | ミスの起きやすさ | 主な注意点 |
|---|---|---|---|---|
紙 | 低い | 大きい | 起きやすい | 保管や集計の負担がある |
エクセル | 低い | 中程度 | やや起きやすい | 数式崩れや上書きに注意する |
システム | やや高い | 小さい | 起きにくい | 打刻漏れや設定ミスに注意する |
8.タイムシートに関するよくある質問
この章では、タイムシートのサインや押印、フォーマットの自作、提出忘れや紛失時の対応を解説します。
タイムシートのサインや押印は毎日必要ですか？
タイムシートのサインや押印が毎日必要かどうかは、職場や派遣会社のルールによって異なります。日ごとに確認する場合もあれば、月末や締め日にまとめて確認する場合もあり、システムで管理している職場では押印の代わりに承認操作を行うこともあります。
法律上は毎日サインや押印をしなければならないという一律の決まりはありませんが、勤務実績を確認する手続きは重要です。就業開始時に、誰が、いつ、どの方法で承認するのかを確認しておきます。
タイムシートのフォーマットは自作できますか？
タイムシートには法律上決まったフォーマットがないため、氏名、日付、始業時間、終業時間、休憩時間、残業や休暇の区分など、労働時間を確認できる項目があれば自作も可能です。
ただし、派遣社員として働く場合は、派遣元や派遣先が指定するフォーマットを使うのが基本で、自作のタイムシートを提出しても受け付けられないことがあります。自作したい場合や指定様式が分からない場合は、事前に派遣元へ確認します。
タイムシートを提出し忘れた場合はどうすればよいですか？
タイムシートの提出を忘れた場合は、気づいた時点でできるだけ早く派遣元へ連絡します。提出が遅れると給与計算に影響する場合がありますが、必ず翌月払いになるとは限らず、派遣会社の締め処理や給与計算の状況によって対応は異なります。
システム入力の場合は、遅れてでも速やかに入力し、担当者へ報告します。提出忘れを防ぐには、締め日をカレンダーに登録し、勤務した日に記録する習慣をつけることが大切です。
タイムシートを紛失した場合はどうすればよいですか？
紙のタイムシートを紛失した場合は、すぐに派遣元へ連絡し、再発行や再記入の方法を確認します。手元の控えや勤務メモ、入退館記録、パソコンの使用時間、派遣先の記録などがあれば、勤務時間を確認できることもあります。
紛失を放置すると給与計算に影響するため、日ごろから記入後に写真を残す、控えを保管するなどの対策をしておくと安心です。勤怠管理システムやアプリの場合はデータとして保存されるため、紙よりも紛失のリスクを抑えやすくなります。
9.まとめ
タイムシートは、働いた時間を正しく記録し、自分の給与を守るための大切な書類です。実際の労働時間に合わせて毎日記録しておけば、残業代や深夜・休日労働の割増も漏れなく受け取れ、給与の食い違いや提出遅れによるトラブルも防げます。
特に派遣社員は、派遣先で働いた時間を派遣元へ伝える本人の記録が給与計算の出発点になるため、正確な記入がそのまま安心につながります。まずは自分の勤務先の締め日、提出方法、指定フォーマットを確認し、わからない点は派遣元へ相談しておきましょう。
日々の勤務を正確に記録する習慣を身につけ、毎月の給与を正しく受け取りながら、安心して働き続けられる環境を整えてみてはいかがでしょうか。
本記事が皆様にとって少しでもお役に立てますと幸いです。
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